プロの技、教えます!二次会幹事マニュアル

二次会の受付をスムーズに行うための9つのポイント


二次会の受付をスムーズに実施するための9つのポイントを<準備編>、<当日編>に分けてご説明いたします。新郎新婦のお二人に代わりゲストをお迎えするのが受付の役割ですから、非常に重要なお仕事ですよね。スムーズにかつ、丁寧にゲストをお迎えし、パーティーを成功させましょう!

<準備編>


1.受付を依頼する

親しいご友人にお願いするのが良いでしょう。ゲストの人数にもよりますが、50名程度なら2~3名、100名を超えるようなら3~4名にお願いしておくと良いかと思います。お金を扱いますし、スペースも限られていますので、多ければ多い方がいいってことでもありません。それから、二次会なので披露宴のように新郎側、新婦側と厳密に分ける必要はありません。ゲストをお迎えする最初のポイントですので、女性の方が華があっていいかもしれませんね。



2.名簿を作成する

スムーズに受付できるかは名簿作成にかかっていると言っても過言ではありません。それだけ名簿作成は重要です。以下に名簿作成のポイントをまとめてみました。

【名簿作成のポイント】
・ゲストの氏名は必ずひらがな・カタカナで
・あいうえお順に並べる
・男女で会費が異なる場合は性別も忘れずに!
(場合によっては名簿を分ける)
・会費をいただかない、お車代をお渡しする、など個別の対応事項は備考欄に



普段2次会KINGで使用している名簿のテンプレートです。
★名簿テンプレート




3.会場の見取り図を用意する

会場の見取り図も事前に会場から入手しておきましょう。特にテーブル、座席を指定している場合は必須です。ちなみに、2次会KINGでは「テーブル指定」をおすすめしています。その場合は、テーブルにアルファベットなどで適当に名前をつけて、上記の名簿テンプレートの「卓」欄に該当するアルファベットを記入しておきます。また、テーブル指定で行う場合はテーブルに設置する案内札も必要ですので、忘れずに用意しておきましょう(備付のものがある会場もあるので確認してみましょう)。

★卓上札テンプレート
※はがきサイズで印刷して下さい。
※真ん中の点線で折って、テーブルに立ててご利用下さい。




4.お釣りを用意する

足りないよりは余るぐらいの方がいいというのも一理あるのですが、大金を持ち歩いていると万が一ということもありますので、ある程度見積もって用意しましょう。見積り方は以下の例を参考にしてみて下さい。

例)会費:男性/9,000円・女性/8,000円、ゲスト:40名(各20名)の場合

あくまで経験則ですが、男性は1万円札、女性は比較的お釣りなしで支払われるケースが多いです。

・男性ゲスト全員(20名)が1万円札で支払うと予想
 →1,000円札×20枚

・女性ゲストの半数(10名)が1万円札で支払うと予想
 →1,000円札×20枚

合計:1,000円札×40枚

男性お一人がお釣りなし(5千円札と千円札)で支払われた場合は、男性なら4名分、女性なら2名分のお釣りが補充されることになりますので、これでも少し多いくらいかもしれません。



●万が一お釣りが足りなくなったら・・・

・会場に相談してみる(大量の両替でなければ応じてくれる場合が多い)。
・とりあえず席にご案内して、後から返金する。
・お釣りなしで支払えないかゲストに相談してみる。



4.その他、受付にあるといいもの

受付時にあると良いものを、以下にリストアップしてみました。会場側が用意してくれる場合もあるので、確認してみると良いでしょう。

【受付にあるといいもの】
・筆記用具(ボールペン、はさみ、養生テープなど)
・金庫
・電卓
・ゴミ袋





<当日編>


1.受付30分前に会場に到着

受付開始の30分前には会場に到着して、準備を始めます。

【受付開始までに確認しておくこと】
・役割分担
・会費の金額
・備品 ※特に名簿とお釣りの確認
・トイレ、喫煙コーナーなど会場設備
・ウェルカムボードなどの装飾品設置





2.名簿にお名前のないゲストが来られたら・・・

二次会ですので、飛び入り参加ということも十分ありえます。名簿にお名前のないゲストが来られたら、まずは幹事さんに報告しましょう。そして、テーブル、席が指定されている場合は、ご希望のテーブルをお聞きして(名簿をご覧いただいて、ご友人がいらっしゃるか確認していただく)、そのテーブルに席の追加が可能か会場側に相談します。




3.受付にはいつまでいればいい?

当日のゲストの集まり具合にもよるかと思いますので、一概に言うのは難しいのですが、9割以上のゲストが出席されている状況であれば、一旦受付を終了しておいても良いかと思います。来られていないゲストの顔が分からない場合は、そのゲストのご友人に連絡していただき、出席されるか?あとどのくらいかかりそうか?等、確認していただく。そして、来られた際には幹事、もしくは受付スタッフにお声掛けしていただくという方法や、入口付近に席を用意しておく等して対応しましょう。




4.受付終了後

会費は金庫に入れて、幹事さんに渡す。パーティーを楽しみましょう!!




まとめ

以上、二次会の受付をスムーズに実施するための9つのポイントを<準備編>、<当日編>に分けてご説明させていただきました。冒頭にも述べさせていただきましたが、受付は非常に重要なお仕事です。受付の印象がそのパーティーの印象を決める!!とまで言うと言いすぎかもしれませんが、そのくらいの気持ちで準備して、当日は明るく、楽しく、受付できたらいいですね!


2次会KINGフリーダイヤル0120-987-282